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Kostenlose Selbstprüfung für Auftraggeber

Vergabereife-Check

Ist Ihr IT-Beschaffungsvorhaben bereit für die Ausschreibung? Der Check führt durch neun normbasierte Prüffelder — von der Bedarfsermittlung bis zur Dokumentation. Als Ergebnis erhalten Sie keine Punktzahl, sondern eine konkrete Lückenliste mit Rechtsgrundlage, Risiko und nächstem Schritt. „Vergabereife" ist dabei kein starrer Gesetzesbegriff, sondern gefestigte Vergabepraxis: gesicherte Finanzierung, fertige Unterlagen, realistischer Zeitplan.

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Projektkopf optional — erscheint in den Exporten
In welchem Bereich liegt Ihr Vorhaben?
1Bedarfsermittlung & Markterkundungoffen

§ 28 VgV; § 7 VgV; § 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB

Ist der Bedarf fachlich ermittelt und dokumentiert (Ist-Analyse, Mengengerüst, Nutzungsdauer)?

Wurde der Markt strukturiert erkundet (Anbieterlandschaft, verfügbare Lösungen, Preisniveau)?

Erfolgt die Markterkundung außerhalb eines förmlichen Vergabeverfahrens (keine „Test-Ausschreibung" nur zur Preisermittlung)?

Sind Anbieterkontakte dokumentiert und ist der Informationsgleichstand für vorbefasste Unternehmen gesichert?

2Finanzierung & Wirtschaftlichkeitoffen

§§ 7, 24 BHO; § 63 VgV (Rechtsfolge)

Sind die Haushaltsmittel für den Gesamtbedarf (inklusive Folgekosten und Betrieb) veranschlagt und verfügbar?

Liegt eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung vor (z. B. WiBe, Alternativenvergleich Kauf/Miete/Cloud)?

Bei Rahmenvereinbarungen: Ist die Finanzierung der geschätzten Abrufmengen realistisch gesichert bzw. transparent gemacht?

Kann die Ausführung nach dem Zuschlag fristgerecht beginnen (Etatreife und Projektstart passen zusammen)?

3Auftragswertschätzung & Verfahrenswahloffen

§ 3 VgV; § 106 GWB (EU-Schwellenwerte 2026/27); § 14 VgV

Ist der Auftragswert netto über die Gesamtlaufzeit inklusive aller Optionen und Verlängerungen dokumentiert geschätzt (unbefristete Verträge: 48 Monate)?

Beruht die Schätzung auf belastbaren Quellen (Markterkundung, Vergleichspreise) statt auf einem Daumenwert?

Ist ausgeschlossen, dass der Bedarf aufgeteilt wurde, um Schwellen- oder Wertgrenzen zu umgehen?

Passt die gewählte Verfahrensart zur Schwelle, und ist ein Zulässigkeitsgrund für Verhandlungsverfahren bzw. Verhandlungsvergabe dokumentiert?

4Leistungsbeschreibungoffen

§ 121 GWB; § 31 VgV (Abs. 6 Produktneutralität)

Ist die Leistung eindeutig und erschöpfend beschrieben (alle preisrelevanten Umstände, kein ungewöhnliches Wagnis)?

Ist die Beschreibung produktneutral — jede Marken- oder Typnennung begründet und mit dem Zusatz „oder gleichwertig" versehen?

Sind Mengengerüste, Schnittstellen, Bestandsumgebung und Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers benannt?

Sind Barrierefreiheits-Anforderungen (EN 301 549) berücksichtigt, soweit die Leistung für natürliche Personen bestimmt ist?

Ist der passende EVB-IT-Vertragstyp gewählt und mit der Leistungsbeschreibung abgestimmt?

5Eignung & Ausschlussgründeoffen

§§ 122–125 GWB; §§ 42–50 VgV

Sind die Eignungskriterien auftragsbezogen und verhältnismäßig (z. B. Mindestumsatz höchstens das Doppelte des Auftragswerts; eine Überschreitung ist nur bei besonderen, dokumentiert begründeten Risiken zulässig)?

Werden Eignungskriterien und geforderte Nachweise vollständig in der Auftragsbekanntmachung aufgeführt (oder dort per präzisem Verweis auf die Vergabeunterlagen zugänglich gemacht)?

Sind Referenzanforderungen konkret gefasst (Art, Umfang, Zeitraum; „vergleichbar" definiert)?

Ist der Umgang mit Ausschlussgründen und Selbstreinigung geplant — inklusive Wettbewerbsregisterabfrage (ab 50.000 € Pflicht)?

Sind Eignungs- und Zuschlagskriterien strikt getrennt (keine Doppelverwertung)?

6Zuschlagskriterien & Bewertungsmethodeoffen

§ 127 GWB; § 58 VgV; BGH X ZB 3/17

Sind Zuschlagskriterien, Unterkriterien und Gewichtung vollständig vorab bekanntgemacht?

Ist die Bewertungsmethode (z. B. UfAB-Richtwertmethode, Preisformel) festgelegt und rechnerisch durchgespielt (Extremwerttest)?

Ist für Konzept-/Qualitätskriterien beschrieben, worauf es dem Auftraggeber ankommt (Erwartungshorizont/Erfüllungsgrade)?

Ist die spätere Wertung organisatorisch gesichert (Wertungsteam, Einzelbegründungen, Dokumentation)?

7Losbildungoffen

§ 97a GWB (seit 01.07.2026); § 97 Abs. 4 GWB; § 8 Abs. 2 VgV

Wurde eine Aufteilung in Fachlose (z. B. Hardware/Software/Dienstleistung) und Teillose geprüft?

Falls eine Gesamtvergabe geplant ist: Ist sie einzelfallbezogen mit wirtschaftlichen oder technischen Gründen dokumentiert?

Sind bei Losvergabe Loslimitierungen und Zuschlagsregeln (Bieter je Los, Loskombinationen) definiert?

8Zeitplan & Fristenoffen

§ 20 VgV; §§ 15–17 VgV; § 134 GWB

Existiert ein rückwärts gerechneter Terminplan (Bedarfstermin → Zuschlag → Wartefrist → Wertung → Angebotsfrist → Bekanntmachung) mit Puffern?

Sind die Fristen der Komplexität angemessen bemessen (nicht nur Mindestfristen)?

Sind Bindefrist, Bieterfragen-Schlusstermin und interne Wertungs-/Gremienzeiten eingeplant?

Ist der Zeitplan ohne „selbstverschuldete Dringlichkeit" tragfähig (Altvertrags-/Lizenzlaufzeiten kompatibel)?

9Vergabeunterlagen & Dokumentationoffen

§§ 8, 29, 41 VgV

Sind alle Vergabeunterlagen (Anschreiben, Bewerbungsbedingungen, Leistungsbeschreibung, Vertrag, Kriterien, Formulare) vor der Bekanntmachung vollständig und widerspruchsfrei?

Wird die Dokumentation seit der Bedarfsermittlung fortlaufend geführt (nicht erst rückwirkend)?

Sind alle Weichenstellungen (Verfahrensart, Losverzicht, Schätzung, Kriterien) mit Gründen im Vergabevermerk festgehalten?

Ist die elektronische Bereitstellung der Vergabeunterlagen ab dem Tag der Bekanntmachung uneingeschränkt sichergestellt?

Auswertung

Beantworten Sie die Fragen — die Auswertung erscheint hier laufend.

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Wichtiger Hinweis

Der Vergabereife-Check ist eine unverbindliche Orientierungshilfe und ersetzt keine Rechtsberatung. Alle Angaben ohne Gewähr; maßgeblich sind die anwendbaren Rechtsvorschriften und die Umstände des Einzelfalls. Rechtsstand: Juli 2026 — inkl. Vergabebeschleunigungsgesetz v. 12.05.2026 (u. a. Losbildung in § 97a GWB). Im Unterschwellenbereich gelten je nach Bundesland abweichende Wertgrenzen und Landesvergabegesetze.