Die zentrale IT-Infrastruktur in den Rechenzentren des Berliner Schlosses musste technisch erneuert werden, da die eingesetzten Systeme und Produkte das Ende ihrer Nutzungsdauer erreicht hatten. Mit dem Einsatz aktueller Produkte, Technologien und optimierter Prozesse sollten die Verfügbarkeit der Anwendungen erhöht sowie die Aufwände zur Verwaltung der IT-Strukturen reduziert werden.
Die Stiftung Humboldt Forum ist Eigentümerin des Humboldt Forums in den neu errichteten Fassaden des Berliner Schlosses und verfügt über eine eigene Sammlung historischer und kunsthistorischer Objekte, die ergänzt, bewahrt, restauriert und erforscht werden.
Aufgrund des absehbaren Endes des Nutzungszeitraumes der aktuell genutzten IT-Systeme und -Komponenten der zentralen IT-Infrastruktur war eine weiterführende Planung für die Ausgestaltung der künftigen zentralen IT-Strukturen, deren Nutzungskonzepten und des Betriebskonzeptes erforderlich. In diesem Zusammenhang waren die verschiedenen Beschaffungszeitpunkte der einzelnen Systeme und Softwarelizenzen zu berücksichtigen.
Die erste Planungsphase vereinigte hierbei die Vorplanung und die Entwurfsplanung. Basierend auf einer Analyse der Bestandsstrukturen sowie der Erhebung der künftigen, teilweise geänderten, Anforderungen an die Unterstützung der Arbeitsaufgaben der Mitarbeiter sowie die Sicherstellung des IT-Betriebes sollte eine Planung vorgelegt werden, die eine schrittweise Umsetzung der geplanten Maßnahmen innerhalb der kommenden 2 Jahre ermöglicht.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, gemeinsam mit dem Auftraggeber die Planung zu realisieren und erbrachte hierfür die folgenden Leistungen:
Modul1: Vorstudie / Beschaffungsverlauf (Entwurfsplanung LP 1-4 HOAI)
- Projekt Kickoff
- Festlegung der Projektorganisation und Projektstruktur
- Darstellung von Ausgangssituation und Projektmotivation
- Benennung von Schlüsselpersonen innerhalb der Organisation des Auftraggebers
- Abstimmung zum Projektvorgehen innerhalb des Leistungsmoduls
- Aufnahme der technischen Ausgangssituation
- Standorte: Schloss, KPP, UdL10, ESMT
- Zentrales Firewall-Cluster und Firewalls in Standorten
- LAN für Server-Netzwerk und SAN für Speicher-Netzwerk
- Server-Systeme, u.a. mit GPU-Grafikkarten
- Speichersysteme
- Backup-Systeme
- Zentrale logische IT-Systeme und IT-Systeme zur Administration, u.a.: Jira, i-doit (SMView), PRTG, Netscaler, Baramundi, Wyse Hardwaremanagement
- Erhebung der Rahmenparameter
- Anbindung / funktionelle Verzahnung von Standorten
- Kapazitäten und Betriebsparameter der Rechenzentren
- Verfügbarkeitsanforderungen an die zentralen IT-Infrastrukturen
- vertraglich abgesicherte Leistungen externer Leistungspartner
- Aufwände für Administration und Betrieb der IT
- Prüfungs-, Freigabe- und Genehmigungsprozesse (für Projekt und Betrieb)
- Ziel- und Nutzen-Definition
- Einbindung von Stakeholdern des Projektes
- wirtschaftliche Betrachtungen zu abgestimmten Themen
- Wartungsverlängerungen versus Neubeschaffungen
- Ausrichtung der Clientvirtualisierung (Produktausrichtung)
- Ausrichtung der Clientstrategie (Architektur, Produktklassen)
- Ausrichtung der Lizenzstrategie (für Microsoft-Produkte)
- Ausrichtung der Endpoint-Security-Strategie (Produkte)
- Ausrichtung der Service-Strategie
- Entwurfsplanung für die Themen
- Rahmenvertrag Clientsysteme
- Zentrale IT-Infrastruktur
- Lieferung / Überlassung von Microsoft Lizenzen
- Lieferung und Bereitstellung Firewall-Systeme
- EVB-IT Servicevertrag
- Kostenschätzung für das Gesamtvorhaben
- Strukturierung der Vergabeeinheiten und Festlegung der Art der Vergabeverfahren
- Projektzeitplanung je Vergabeeinheit innerhalb des Gesamtvorhabens
- Konsolidierung und Prüfung der Entwurfsplanung
- Dokumentation und Erstellung der IT-Konzeptstudie
Nach Abschluss der Planungsphase erfolgte eine Ausschreibung der restlichen Dienstleistungen zur Vergabe. Hierbei wurden Dienstleistungen für die Ausführungsplanung, Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe sowie der Projektüberwachung benötigt.
BAREMOS IT erhielt den Zuschlag und erbrachte hierfür die folgenden Leistungen:
Modul 2: Ausführungsplanung und Leistungsbeschreibung (LP 5 HOAI)
Die nachfolgend genannten Leistungen wurden für die Vergabeeinheit Bereitstellung IT-Gesamtsystem – ITKS2024VE1 umgesetzt:
- Beschreibung der technischen Ausgangssituation
- allgemeiner Überblick
- detaillierte IST-Aufnahme vor Ort
- Beschreibung der relevanten Ausgangssituation
- Beschreibung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen
- Beschreibung des technischen Zieldesigns
- allgemeiner Überblick
- relevante Zielanforderungen, IT-Systeme und Komponenten
- Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
- Projektstruktur, Zeitplanung
- Testläufe, Nachweise
- Abnahmekriterien
- Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
- Basisimplementierung
- ggf. Migrations- und Integrationsanforderungen
- Anforderungen hinsichtlich Schulung und Einweisung
- Nachweis der Zielfunktionalität, Definition Abnahmekriterien
- Dokumentationsanforderungen
Modul 3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe (LP 6 und 7 HOAI)
Die nachfolgend genannten Leistungen wurden für die folgenden Vergabeeinheiten umgesetzt:
- ITKS2024VE1 - Bereitstellung IT-Gesamtsystem
- ITKS2024VE2 - Microsoft Lizenzen
- ITKS2024VE3 - VMware Horizon Lizenzen
- ITKS2024VE4 - Rahmenvertrag Clientsysteme
- Erstellung Bewertungssystem
- Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien
- Gewichtung der Bewertungskriterien durch das Bewertungsteam
- Darstellung des Bewertungssystems für die Vergabeunterlagen
- Beschreibung der Bewertungskriterien
- Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
- Erstellung der Preisblätter
- Definition und Beschreibung der Leistungspositionen
- Definition und Beschreibung der technischen Mindestanforderungen
- Erstellung der Vergabeunterlagen
- Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe
- Erstellung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
- Erstellung Angebotsdeckblatt
- Erstellung eines Vertragsentwurfes auf Basis EVB-IT
- Übernahme der Leistungsbeschreibung / des Lastenheftes (aus Modul 2)
- Konsolidierung der Preisblätter
- Konsolidierung und Freigabe der Vergabeunterlagen
- Umsetzung des Vergabeverfahrens
- Erstellung des Bekanntmachungsformulars
- Bekanntmachung der Ausschreibung
- Versand der Vergabeunterlagen
- Beantwortung von Bieteranfragen
- Korrekturen und Nachträge zu den Vergabeunterlagen
- Fristüberwachung
- Durchführung der Angebotsbewertung
- Submission / Angebotsöffnung
- Durchführung der Formalen Prüfung
- Durchführung der Eignungsprüfung
- Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
- Erstellung eines Preisspiegels
- technische Prüfung der Bieterangebote
- Durchführung der technischen Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem
- elektronische Prüfung der Leistungsbewertung
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
- Ermittlung der Gesamtleistungspunkte je Angebot
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß Bewertungssystem
- Optimierung und Verhandlung der Angebote
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß Bewertungssystem nach Verhandlung und Optimierung
- Erstellung der Zuschlagsempfehlung und Fortschreibung des Vergabevermerks
- Erstellung der Informationsschreiben an die nichtberücksichtigten Bieter
- Vertragsunterzeichnung
- Erstellung der Vertragsordner
- Übermittlung der Vertragsordner mit dem Zuschlagsschreiben
- Dokumentation der Vergabe
- fortlaufende Protokollierung des Vergabeprozesses in der Vergabeakte gemäß den Vorgaben der VgV
- Erstellung von Prüfprotokollen und Vermerken
Für die Vergabeeinheit Bereitstellung IT-Gesamtsystem – ITKS2024VE1 wurden zusätzlich zu den oben genannten Leistungen die folgenden Leistungen erbracht:
- Erstellung der Vergabeunterlagen für den Teilnahmewettbewerb
- Umsetzung eines Teilnahmewettbewerbes
- Versand der Vergabeunterlagen
- Beantwortung von Bewerberanfragen
- Fristüberwachung
- Durchführung der Bewertung der Teilnahmeanträge
- Submission / Öffnung der Teilnahmeanträge
- Durchführung der Formalen Prüfung
- Durchführung der Eignungsprüfung
- Ermittlung der geeigneten Bieter auf Basis des Bewertungssystems
- Erstellung der Informationsschreiben an die nichtberücksichtigten Bewerber
- Durchführung von Verhandlungen mit den Bietern
- Vorbereitung der Verhandlungen
- Moderation der Verhandlungen
- Protokollierung der Verhandlungen
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots nach Verhandlung und Optimierung der Angebote gemäß Bewertungssystem
Modul 4: Projektüberwachung / Qualitätssicherung (LP 8 HOAI)
Die nachfolgend genannten Leistungen wurden für die Vergabeeinheit Bereitstellung IT-Gesamtsystem – ITKS2024VE1 umgesetzt:
- Vorbereitung und Durchführung des Projekt-Kickoffs mit dem Auftragnehmer
- Prüfung der vom Auftragnehmer eingereichten Konzepte
- Durchführung von Tests und Prüfläufen gemäß Prüfprotokoll und Testplanung
- Vorbereitung von Freigaben gemäß den definierten Projektphasen
- Aufmaßprüfungen und Rechnungsprüfungen inkl. Zahlungsfreigabeprotokollen
- Prüfung von Dokumentationen und Handlungsanleitungen
- Vorbereitung und Durchführung des Projekt Abschlusses
- Überwachung von Restleistungen
Abschlussbetrachtung
Die Leistungen wurden termingerecht unter Einhaltung der vorgesehenen Kosten in hoher Qualität erbracht.
Mit der erfolgreichen Umsetzung des Projektes wurden neue leistungsfähige zentrale IT-Strukturen mit modernsten Technologien und optimierten Betriebsprozessen etabliert, die der Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss eine stabile Basis für die künftigen Anforderungen bieten.
