Lasercutter-Lösung für die Grace-Hopper-Gesamtschule in Teltow

Der Landkreis Potsdam-Mittelmark gehört zu den flächenmäßig größten, aber an Jahren recht jungen Landkreisen in Deutschland. Zentral im Südwesten Brandenburgs vor den Toren der Landeshauptstadt Potsdam und Berlin gelegen, bietet der Landkreis sehr gute Lebens- und Arbeitsbedingungen.
Die Ausstattung des Neubaus der Grace Hopper Gesamtschule in Teltow wurde vom Schulmanagement aufgrund des geplanten Charakters dieser Schule als Projekt aufgesetzt. Bereits im Bestandsbau war diese Schule innerhalb des Landkreises führend in der Nutzung von digitalen Lehrmitteln.
Mit dem Neubau war es das Ziel eine Lasercutter-Lösung zu beschaffen, mittels derer in verschiedenen Unterrichtsfächern Gebrauchsgegenstände modelliert und hergestellt werden sollen. Dazu wurden die folgenden Leistungen beschafft:

• Lieferung und Inbetriebnahme eines Lasercutters mit Absauganlage sowie eines PC-Systems inkl. einer Software zur Jobsteuerung
• eine Software-Lösung, die, ausgehend von einfachen dreidimensionalen Formen, die Modellierung von komplexen Objekten sowie die Ausgabe von Vorlagen für den Zuschnitt der Einzelteile dieser Objekte ermöglicht
• die Bereitstellung dieser Lösung als Software-as-a-Service, die von den berechtigten Nutzern über das Internet genutzt werden kann
• damit im Zusammenhang stehende Leistungen zur Zugriffsverwaltung und Datensicherung
• den Systemservice für diese Software-Lösung einschließlich einer Hotline und einem Ticketsystem
• die Erstellung von Tutorials zur Einweisung in die Bedienung der Software-Lösung sowie zur Erstellung von Objekten, die seitens des Auftraggebers definiert werden
• die Digitalisierung von Zubehörteilen (Assets) und Aufnahme der 3D-Modelle dieser in eine Bibliothek, die die Nutzung dieser 3D-Modelle innerhalb der Modellierung ermöglicht

BAREMOS IT erhielt im Rahmen einer Ausschreibung den Zuschlag für die Planungsleistungen der Lasercutter-Lösung. Zunächst wurden im Rahmen der Entwurfsplanung Festlegungen zum Rahmen des Projektes getroffen, das technische Zieldesign entworfen sowie Kostenschätzung und Zeitplanung erstellt.



Modul1: Beschaffungsvorlauf / Bewertung Lösungsvarianten

• Definition der Zielanforderungen
• Betrachtung der bestehenden Rahmenbedingungen
• Lösungsansatz/Grobdesign der technischen Zielkonfiguration
• Definition der notwendigen technischen Bewertungskriterien
• Festlegung von Vergabeverfahren und Vergabeart
• Grobdesign des Bewertungssystems für das Vergabeverfahren
• Erste Festlegung von Eignungs- und Bewertungskriterien
• Ermittlung von Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
• Erstellung einer Projektzeitplanung
• Erarbeitung von Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung
• Bedarfsermittlung und Beschreibung der Beschaffungsanforderungen
• Erstellung einer Kostenschätzung
• Konsolidierung der Ergebnisse / Dokumentation der Vorplanung

Im Rahmen des Beschaffungsvorlaufs wurde entschieden, aufgrund der Komplexität und Vielzahl der Themen mehrere Vergabeeinheiten zu bilden, innerhalb derer Leistungen so strukturiert werden sollten, dass jeweils spezialisierte Auftragnehmer ausgeschrieben werden konnten.
So wurde innerhalb einer Vergabeeinheit die innovative Software-Lösung KYUB von einem Start-Up-Unternehmen beschafft, die ein Spin-Off des HPI ist.

Im Rahmen des folgenden Moduls waren die Leistungsbeschreibungen für die einzelnen Vergabeeinheiten zu erstellen. Eine besondere Herausforderung bestand hierbei darin, die Leistungen der Auftragnehmer in den Vergabeeinheiten so zu definieren, dass die jeweiligen Leistungen konsistent miteinander zum gewünschten Gesamtziel geführt werden konnten. Hierfür wurden die Schnittstellen, u.a. auch zu Auftragnehmern aus dem IT-Projekt, festgeschrieben und die Abstimmungsprozesse definiert.

Modul2: Leistungsbeschreibung / Mindestanforderungen

• Erstellung von Leistungsbeschreibungen je Vergabeeinheit
  • Beschreibung der Ausgangssituation
  • Beschreibung des Zieldesigns
  • Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
  • Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
  • Definition von technischen Abnahmekriterien
• Sicherstellung der Konsistenz der Leistungen der Auftragnehmer im Gesamtkontext
• Unterstützung des Auftraggebers bei der Planung von Beistell- und Koordinierungsleistungen

Innerhalb der Beschaffungsprozesse wurden in enger Abstimmung mit der Vergabestelle des Landkreises die Vergabezeitpläne festgelegt, Schnittstellen zu den Verantwortlichkeiten definiert und die Vergabeverfahren zu den einzelnen Vergabeeinheiten durchgeführt und dokumentiert.

Leistungsmodul 3: Vorbereitung bei der Vergabe

• Erstellung eines Bewertungssystems nach UfAB 2018
• Erstellung der Preisblätter
• Vergabespezifische Dokumentenerstellung der Vergabeunterlagen
  • Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe
  • Erstellung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
  • Erstellung des Angebotsdeckblatts
  • Erstellung eines Vertragsentwurfes
  • Übernahme der Leistungsbeschreibung / des Lastenheftes
  • Konsolidierung der Preisblätter
  • Darstellung des Bewertungssystems
  • Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
  • Konsolidierung und Freigabe der Vergabeunterlagen

Leistungsmodul 4: Mitwirkung bei der Vergabe

• Umsetzung des Vergabeverfahrens
  • Erstellung des Bekanntmachungsformulars
  • Beantwortung der Bieteranfragen
  • Fristüberwachung
• Durchführung der Angebotsbewertung
  • Durchführung der Formalen Prüfung
  • Durchführung der Eignungsprüfung
  • Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
  • Erstellung eines Preisspiegels
  • Technische Prüfung der Angebote auf Erfüllung der Mindestanforderungen
• Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
  • Ermittlung der Gesamtleistungspunkte je Angebot
  • Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß Bewertungssystem
  • Präsentation der Prüfungsergebnisse im Projektteam
  • Erstellung einer Zuschlagsempfehlung
• Unterstützung beim Vertragsabschluss
  • Erstellung der Vertragsentwürfe
  • Vorbereitung und Begleitung des Vertragsabschlusses
• Dokumentation der Vergabe
  • fortlaufende Protokollierung der Vergabeprozesse in der Vergabeakte
  • Erstellung von Prüfprotokollen und Vermerken

Nach Abschluss der Vergabeverfahren wurden gemäß Zeitplan die Leistungen bei den Auftragnehmern abgerufen und deren Erbringung begleitet, unterstützt und überwacht.

Leistungsmodul 5: Überwachung der Vertragserfüllung

• Vorbereitung und Durchführung von Projekt-Kickoffs mit den Auftragnehmern
• Strukturierung der Projektorganisationen bzgl. Kommunikation, Berichtswesen, Statusmeetings und Schnittstellen-Behandlung
• Koordination der Leistungen der Auftragnehmer im Gesamtprojekt
• Schnittstellen-Management zum IT-Projekt
• Anpassungen der Projektplanung aufgrund fehlender Vorleistungen
• Prüfung von eingereichten Konzepten
• Prüfung der Leistungserfüllung und der Qualität der Leistungen
• Durchführung von Testläufen zur Freigabe der Projektphasen
• Aufmaßprüfungen und Rechnungsprüfungen inkl. Zahlungsfreigabeprotokollen
• Vorbereitung und Durchführung der Abnahmen mit den Auftragnehmern
• Vorbereitung und Durchführung des internen Projekt Abschlusses

Abschlussbetrachtung
Trotz der erheblichen Verzögerungen im Baubereich konnte die Lasercutter-Lösung in hoher Qualität und bei Einhaltung des geplanten Budgets innerhalb des letztlich geltenden Zeitplanes bereitgestellt werden.
Schüler, Lehrkräfte und Mitarbeiter der Schulverwaltung können nun digitale Wege der Wissensaneignung und -vermittlung mit der KYUB-Lösung beschreiten.