Die Gemeinde Berglen hat das Ziel, ihre Bauakten zu digitalisieren und in das vorhandene Dokumentenmanagementsystem zu integrieren. Der Auftraggeber plant die Leistungserbringung als Projekt und dieses in Anlehnung an die Technische Richtlinie BSI TR03138 umzusetzen. Mit der Digitalisierung beabsichtigt der Auftraggeber ein ergänzendes Scannen.
Berglen ist eine Gemeinde im Rems-Murr-Kreis in Baden-Württemberg, Deutschland. Der Sitz der Gemeindeverwaltung befindet sich in Oppelsbohm. Die Gemeinde Berglen wurde 1972 durch Zusammenschluss der zuvor politisch selbständigen Gemeinden Bretzenacker, Ödernhardt, Öschelbronn, Oppelsbohm, Reichenbach, Rettersburg, Steinach und Vorderweißbuch gegründet.
Die Gemeinde Berglen hat das Ziel, ihre Bauakten zu digitalisieren und in das vorhandene Dokumentenmanagementsystem zu integrieren. Der Auftraggeber plant die Leistungserbringung als Projekt und dieses in Anlehnung an die Technische Richtlinie BSI TR03138 umzusetzen. Mit der Digitalisierung beabsichtigt der Auftraggeber ein ergänzendes Scannen. Dazu wurde bereits eine erste Markterkundung mit potenziellen Firmen durchgeführt. Aus den Preisinformationen hat sich ergeben, dass ein ordentliches formales Vergabeverfahren umgesetzt werden muss, da der Auftragswert die relevanten Wertgrenzen überschreitet.
Für die Erstellung der Leistungsbeschreibung und der Vorbereitung der Vergabe suchte der Auftraggeber einen externen Partner, der Sie unterstützt. BAREMOS IT erhielt den Auftrag für die Entwurfs- und Ausführungsplanung sowie für Unterstützungsleistungen im Rahmen der Vorbereitung der Vergabe.
BAREMOS IT erbrachte dazu folgende Dienstleistungen:
Modul1: Beschaffungsvorlauf und Bewertung (Entwurfsplanung)
- Projekt Kickoff
- Festlegung der Projektorganisation und Projektstruktur
- Darstellung von Ausgangssituation und Projektmotivation
- Identifikation von Schlüsselpersonen innerhalb der Organisation
- Abstimmung zum Projektvorgehen innerhalb des Leistungsmoduls
- Technische Workshops
- Aufnahme der Ausgangssituation
- Definition der Zielanforderungen
- Betrachtung der bestehenden Rahmenbedingungen
- Lösungsansatz zur Projektumsetzung
- Markterkundung zur Digitalisierung von Bauakten
- Markterkundung zu Großformat-Scannern
- Definition der notwendigen Bewertungskriterien
- Vergabeorientierter Workshop
- Festlegungen zu Vergabeverfahren / Vergabeart
- Grobdesign des Bewertungssystems für des Vergabeverfahrens
- Erste Festlegung von Eignungs- und Bewertungskriterien
- Ermittlung von Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
- Erstellung einer Projektzeitplanung
- Definition der Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung
- Bedarfsermittlung / Erstellung der Beschaffungsanforderung
- Erstellung der ersten Kostenschätzung (grob)
- Konsolidierung der Ergebnisse
- Konsolidierung der Ergebnisse / Dokumentation
Modul 2: Konzeption und Leistungsbeschreibung (Ausführungsplanung)
- Beschreibung der Ausgangssituation und Rahmenbedingungen
- allgemeiner Überblick
- bestehende organisatorische Rahmenbedingungen
- Beschreibung der Zielanforderungen
- allgemeiner Überblick
- Prozessablauf des Scannens
- Anforderungen an Dokumentenscans und Digitalisate
- Struktur der Dokumentenablage
- Zugriff auf die Dokumente
- Beschreibung der Anforderungen an die Projektdurchführung
- Projektstruktur, Zeitplanung
- Leistungsanforderungen in Anlehnung an die Technische Richtlinie BSI TR03138 zum Ergänzenden Scannen
- Testläufe, Nachweise
- Abnahmekriterien
- Beschreibung der fachlich-inhaltlichen Anforderungen
- grundlegende Anforderungen
- organisatorische Maßnahmen
- personelle Maßnahmen
- technische Maßnahmen
- Maßnahmen in der Dokumentenvorbereitung
- Maßnahmen beim Scannen
- Maßnahmen bei der Nachverarbeitung
- Maßnahmen bei der Integritätssicherung und zum Reporting
Modul 3: Vorbereitung der Vergabe (Beschaffung)
- Erstellung des Bewertungssystems
- Entwurf des Kriterienkataloges
- Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien
- Gewichtung der Bewertungskriterien durch das Projektteam
- Darstellung des Bewertungssystems für die Vergabeunterlagen
- Beschreibung der Bewertungskriterien
- Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
- Erstellung der Preisblätter
- Definition und Beschreibung der Leistungspositionen
- Definition und Beschreibung der Mindestanforderungen
- Erstellung der Dokumente der Vergabeunterlagen
- Erstellung des Vermerks zur Vorbereitung der Vergabe
- Erstellung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
- Erstellung des Angebotsdeckblatts
- Erstellung eines Vertragsentwurfes
- Übernahme der Leistungsbeschreibung / des Lastenheftes (aus Modul 2)
- Konsolidierung der Preisblätter
- Konsolidierung und Freigabe der Vergabeunterlagen
- Übergabe der Dokumente der Vergabeunterlagen
- Übergabe zu Prüflauf durch das Projektteam des Auftraggebers
- Einarbeitung der Rückmeldungen und Anpassungsforderungen
- Vorstellung der finalen Dokumente
- Übergabe in konsolidierter Form
Abschlussbetrachtung
Die Leistungen wurden termingerecht unter Einhaltung der vorgesehenen Kosten in hoher Qualität erbracht.
