Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss plante, zukünftige Beschaffungen von Thin Clients, Notebooks, Tablets, Monitoren und entsprechendem Zubehör auf der Basis von Rahmenverträgen durchzuführen. Mittels einer Ausschreibung sollten Verträge geschlossen werden, die eine wirtschaftliche und zeitnahe Beschaffung neuer Systeme und Komponenten auf Basis vertraglich vereinbarter Konditionen von zuverlässigen Vertragspartnern ermöglichen.
Die Stiftung ist Bauherr des Humboldt Forums im Berliner Schloss. Im Kontext der bevorstehenden Eröffnung des Humboldt Forums und der damit einhergehenden Dynamik des Mitarbeiterwachstums wurde es für die Stiftung erforderlich, flexible, aufwandsarme und kurzfristig wirksame Prozesse zur Beschaffung von Arbeitsplatztechnik zu etablieren. BAREMOS IT erhielt den Auftrag, mittels Ausschreibung den Abschluss entsprechender Rahmenverträge für unterschiedliche Clientsysteme, Monitore und diverses Zubehör zu unterstützen.
Zunächst wurde mit dem Auftraggeber das Vergabeverfahren abgestimmt. Im Ergebnis wurde ein Offenes Verfahren nach VgV gewählt, um ein entsprechendes Volumen abzusichern. Darüber hinaus wurde eine Aufteilung in Lose vorgenommen, um mehrere Vertragspartner für die einzelnen Klassen von Systemen binden zu können.
Je Los wurden mittels Marktrecherche und Vergleichsmatrizen die technischen Mindestanforderungen definiert und anhand des Mengengerüstes entsprechende Kostenschätzungen durchgeführt. Im Anschluss wurden die losspezifischen Vergabeunterlagen erstellt. Hierzu gehörte auch die Erstellung von Rahmenverträgen auf Basis von EVB-IT Standardvertragsvorlagen.
Im Rahmen der Durchführung des Offenen Verfahrens nach VgV wurden je Los die eingegangenen Angebote auf Wirtschaftlichkeit geprüft. Für bestimmte Lose wurden die angebotenen Systeme hinsichtlich ihrer Funktions- und Leistungsmerkmale auf Basis eines Bewertungssystems nach UfAB bewertet. Für alle Lose konnten leistungsfähige Vertragspartner zu vertraglich festgeschriebenen wirtschaftlichen Konditionen zugeschlagen werden.
Abschlussbetrachtung
Durch das Vergabeverfahren als Offenes Verfahren mit mehreren Losen können die einzelnen Klassen von Clientsystemen und Monitoren von den jeweils bestgeeigneten Lieferanten zu wirtschaftlichen und auf die Belange der Stiftung angepassten Vertragskonditionen beschafft werden. Hierbei sind kurze Lieferzeiten, definierte Verfahren zum Abruf aus den Verträgen und standardisierte Abrechnungsverfahren vertraglich festgeschrieben und ermöglichen der Stiftung den flexiblen Umgang mit den auftretenden Bedarfen.
