Als Projektmanagementgesellschaft setzt das Unternehmen komplexe Infrastrukturprojekte um. Für die Unterstützung der zentralen kritischen betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozesse setzt das Unternehmen die ERP-Lösung R/3 der SAP AG ein – diese Software muss mittelfristig auf eine neue Software-Plattform überführt werden. Hierzu wurden externe Unterstützungsleistungen bei der Planung und Umsetzung des Vergabeverfahrens benötigt.
Für die Unterstützung der zentralen kritischen betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozesse setzt das Unternehmen die ERP-Lösung R/3 der SAP AG ein – diese Software muss mittelfristig auf eine neue Software-Plattform überführt werden.
Die SAP AG ist ein deutsches Softwareunternehmen, das sich auf Entwicklung und Vertrieb von Unternehmenssoftware spezialisiert hat. SAP bietet eine breite Palette von Softwarelösungen und Dienstleistungen an, die darauf abzielen, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu ermöglichen.
SAP hat angekündigt, den Support für R/3 bis maximal 2027 zu verlängern. In Verbindung damit empfiehlt SAP den Kunden, auf die neue Plattform SAP S/4HANA zu migrieren, welche als die zukünftige Generation von SAP-Systemen positioniert ist und zusätzliche Funktionen, eine verbesserte Benutzeroberfläche und die Vorteile der In-Memory-Technologie von SAP HANA bietet.
Für die Migration zu SAP S/4HANA gibt es mehrere Ansätze, die abhängig von den individuellen Anforderungen und dem bestehenden System des Unternehmens sind. Die Wahl des optimalen Migrationsansatzes hängt u.a. von der Größe und Komplexität des Unternehmens, den vorhandenen Systemen, Geschäftsprozessen und strategischen Zielen ab. Die zu treffende Entscheidung verlangt eine sorgfältige Analyse der spezifischen Bedingungen und Anforderungen.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag für die Entwurfs- und Ausführungsplanung sowie für Unterstützungsleistungen im Rahmen der Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe.
BAREMOS IT erbrachte dazu folgende Dienstleistungen:
Modul 1: Vorstudie / Beschaffungsvorlauf (Vorplanung)
- Projekt Kickoff und Initialisierung
- Festlegung der Projektorganisation und Projektstruktur
- Darstellung von Ausgangssituation und Projektmotivation
- Identifikation von Schlüsselpersonen innerhalb der IT-Organisation
- Abstimmung zum Projektvorgehen innerhalb des Leistungsmoduls
- Festlegungen zu Projektkommunikation, Berichten und Protokollen
- technische Vorplanung und Bewertung
- Erhebung von aktiven Usern und genutzten SAP R/3 Modulen sowie Drittanbieter-Integrationen
- Aufnahme der gestützten Geschäftsprozesse
- Sichtung und Bewertung der vorhandenen Beschreibung der relevanten Ausgangssituation des bestehenden SAP R/3 System
- Sichtung und Bewertung der ersten vorliegenden Zielkonzepte und Migrationsansätze für die Zielumgebung auf SAP S/4HANA
- Unterstützung Entscheidungsfindung Zielausrichtung RISE with SAP
- Klärung der Verantwortlichkeiten im Umsetzungsprojekt u.a. hinsichtlich Bereitstellung, Datenbereinigung, Datenübernahme, Schulungen, Systemumgebung, Lizenzen
- Konsolidierung und Gap-Analyse (Lückenanalyse) für notwendige fachliche Zuarbeiten zur Erstellung einer Leistungsbeschreibung in Abhängigkeit des notwendigen Detaillierungsgrades auf Basis der verabschiedeten Vertrags-, Vergütungs- und Bewertungsmodelle für das umzusetzende Vergabeverfahren
- projektorientierte Vorplanung des Gesamtvorhabens
- Prüfung und Bewertung der Projektrahmenparameter
- Strukturierung des Gesamtvorhabens auf oberster Ebene
- Projektablaufplan auf Phasenebene
- Definition Umsetzungsphasen / Meilensteine / Fristen und zeitliche Einordung notwendiger Vergabeprozesse
- vergabeorientierte Planung
- Festlegung Vergabeverfahren / Vergabeart
- Festlegung möglicher Lose
- Definition der Zuschlagskriterien
- Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
- Bieterpräsentationen und Verhandlungen
- Vertragsart und erste Abstimmungen zu Vertragsinhalten
- Leistungsabgrenzung bis zur Abnahme
- Leistungsanforderungen im Betrieb
- Vergütungsmodelle
- Strukturvorgaben Leistungsbeschreibung
- Bedarfsermittlung / Beschaffungsanforderung
- Erstellung einer Kostenschätzung (grob)
- Konsolidierung der Ergebnisse
Modul 2: Konzeption und Leistungsbeschreibung (Ausführungsplanung)
- Erarbeitung von Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung
- Prüfung der Zuarbeiten des Auftraggebers
- Rückmeldungen zur Strukturierung der Inhalte
- Prüfung und Überarbeitung von Teilen der Leistungsbeschreibung des Auftraggebers
- Konsolidierung und Abgleich mit den Ergebnissen der Vorplanung
Modul 3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe (Beschaffung)
- Erstellung der Preisblätter
- Definition und Beschreibung der Leistungspositionen
- Definition und Beschreibung der technischen Mindestanforderungen
- Erstellung der Vergabeunterlagen für RISE with SAP
- Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe einschließlich der Begründung der produktspezifischen Vergabe mit einem Bieter (Direktvergabe)
- Erstellung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
- Erstellung Angebotsdeckblatt
- Erstellung eines Vertragsentwurfes
- Übernahme der Leistungsbeschreibung (aus Modul 2)
- Konsolidierung der Preisblätter
- Konsolidierung und Freigabe der Vergabeunterlagen
- Umsetzung des Vergabeverfahrens RISE with SAP
- Zuarbeit zur Bekanntmachung mit Begründung der Direktvergabe
- Beantwortung von Bieteranfragen
- Fristüberwachung
- Unterstützung bei der Angebotsbewertung RISE with SAP
- inhaltliche und technische Prüfung der Bieterangebote
- Begleitung der Bieterverhandlungen nach Bedarf
- Vorbereitung der Bieterverhandlungen mit SAP
- Begleitung der Bieterverhandlungen mit SAP auf Anforderung
- Auswertung der Bieterverhandlungen mit dem Auftraggeber
Abschlussbetrachtung
Die Leistungen wurden termingerecht unter Einhaltung der vorgesehenen Kosten in hoher Qualität erbracht.
