Die Mobil ISC GmbH - ein Dienstleister, der Beratungs-, Rechenzentrums- und Betriebsleistungen für Krankenkassen anbietet - plante die bestehenden SAP HANA Umgebungen für ihre Kunden zu erneuern und erweitern. Aufgrund der geplanten Vorgehensweise in mehreren Ausbaustufen sollte hierzu ein Rahmenvertrag mit einem Auftragnehmer etabliert werden, über den sowohl Pauschalabrufe von definierten Modulen als auch Einzelabrufe von Hard- und Softwarekomponenten sowie Dienstleistungen möglich sein sollten.
Projektbeschreibung
Die Mobil ISC GmbH betreibt für ihre Kunden mehrere SAP HANA-Umgebungen sowohl auf physischen Hosts als auch in virtuellen Instanzen.
Die hierbei zum Einsatz kommenden zentralen Speichersysteme erreichen in naher Zukunft das Ende der Nutzungsdauer und müssen daher gegen neue und leistungsfähigere Speichersysteme ausgetauscht werden.
Da diese neuen Speichersysteme innerhalb der vorgesehenen Nutzungsdauer in mehreren Stufen an die steigenden Anforderungen der Kunden und infrastrukturelle Änderungen angepasst werden sollen, wurde ein Rahmenvertrag angestrebt, mit dem die, teilweise bereits fest vom Umfang her definierten, Ausbaustufen zeitnah zum jeweiligen Bedarfszeitpunkt gemäß vertraglich festgeschriebenen Konditionen beschafft werden können.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag zur technischen Planung und Bedarfsermittlung sowie zur Vertragsgestaltung und Beschaffung mittels eines Vergabeverfahrens. Aufgrund des Umfangs wurde ein EU-weites Vergabeverfahrens nach VgV mit der Verfahrensart „Offenes Verfahren“ erforderlich.
Zunächst wurden gemeinsam mit dem Auftraggeber die technischen Zielanforderungen grob definiert. Hierbei waren sowohl die technischen Anforderungen von SAP HANA als auch Unternehmensspezifische Anforderungen bzgl. der Administrations- und Betriebsanforderungen zu berücksichtigen.
Im nächsten Schritt wurde mit den führenden Herstellern zertifizierter Speichersysteme eine Markterkundung durchgeführt. Hierzu wurden jeweils technische Workshops vorbereitet, moderiert und nachbereitet, in denen sowohl die technologischen Entwicklungen als auch die geeigneten Produkte der Hersteller betrachtet und hinsichtlich ihrer Eignung für die Einsatzzwecke bei der Mobil ISC GmbH bewertet wurden.
Im Anschluss wurden auf dieser Basis die technischen Zielanforderungen an die einzelnen Ausbaustufen herstellerneutral und diskriminierungsfrei definiert. Darüber hinaus wurden die benötigten Dienstleistungen für die entsprechenden Abrufe detailliert ausformuliert.
Zusammen mit einer Beschreibung der Ausgangssituation wurden die Anforderungen an die Lieferleistungen, die Dienstleistungen und das Rahmenvertragsmanagement einschließlich Wartungs- und Betreuungsleistungen in der Leistungsbeschreibung dargestellt. In einem Leistungsverzeichnis wurden die entsprechenden Preispositionen für die Pauschalabrufe sowie für weitere ausgewählte Katalogleistungen zur Ermittlung eines Angebotspreises zusammengestellt.
Zur Berücksichtigung von Umweltaspekten und Betriebskosten wurde darüber hinaus ein Berechnungsschema entwickelt, mittels dessen die Stromkosten über die geplante Nutzungszeit in die Preisbewertung einbezogen werden konnte.
Einhergehend mit der Formulierung der Mindestanforderungen an die technischen Systeme und Dienstleistungen in der Leistungsbeschreibung wurde ein Bewertungssystem nach der UfAB 2018 für optionale Funktionen und Leistungen erarbeitet, dass im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsprüfung zum Einsatz kam.
Nach der Erstellung dieser und weiterer Vergabeunterlagen, u.a. einem Bewertungsschema zur Eignung der Bieter, wurde der Rahmenvertrag in Anlehnung an EVB-IT entworfen, so dass auf der Basis dieser allgemein anerkannten und ausgewogenen Vertragsklauseln ein breiter Bieterkreis adressiert werden konnte.
Nach dem Start des Vergabeverfahrens wurden die eingegangenen Bieterfragen beantwortet. Die fristgemäß eingegangenen Angebote wurden gemeinsam mit dem Auftraggeber in allen Wertungsstufen gemäß dem veröffentlichten Bewertungssystem bewertet und abschließend eine Rangfolge zur Wirtschaftlichkeit gemäß dem definierten Zuschlagskriterium ermittelt.
Nach dem Zuschlag wurde das Projekt mit der Übergabe der Vergabeakte, in der das gesamte Vergabeverfahren detailliert dokumentiert wurde, beendet.
Abschlussbetrachtung
Aufgrund dieses Projektes ist die Mobil ISC GmbH nunmehr in der Lage, in den nächsten Jahren zu kalkulier- und planbaren Kosten die SAP HANA Betriebsumgebungen für ihre Kunden zu erneuern und erweitern. Die erzielten Projektkonditionen und Nachlässe, die im Vertrag festgeschrieben wurden, stellen ein hervorragendes wirtschaftliches Ergebnis des aufwändigen Vergabeverfahrens dar. Das Projekt wurde mit der Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums und mit deutlicher Unterschreitung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen.
