Der Landkreis Potsdam-Mittelmarkt plante, zur Abdeckung der aktuellen und künftigen Anforderungen der Schulen des Landkreises die bestehenden interaktiven Displays teilweise zu erneuern und zusätzliche Unterrichtsräume auszustatten.
Projektbeschreibung
Der Landkreis Potsdam-Mittelmark gehört zu den flächenmäßig größten, aber an Jahren recht jungen Landkreisen in Deutschland. Zentral im Südwesten Brandenburgs vor den Toren der Landeshauptstadt Potsdam und Berlin gelegen, bietet der Landkreis sehr gute Lebens- und Arbeitsbedingungen.
Die Ausstattung der Schulen mit interaktiven Displays wurde vom Schulmanagement aufgrund des geplanten Charakters als Projekt aufgesetzt.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag für die Planung der Beschaffung und Bereitstellung der interaktiven Displays mit folgenden Leistungen:
- Beschaffung von interaktiven Displays des Herstellers Promethean einschließlich Schullizenzen der Unterrichtssoftware ActivInspire,
- Beschaffung von Seitenflügeln für die zu beschaffenden Displays,
- Beschaffung von elektrisch höhenverstellbaren Wandhalterungen,
- Beschaffung von OPS-PCs des Herstellers Promethean zum Betrieb von zu beschaffenden und bereits vorhandenen interaktiven Displays des Herstellers Promethean,
- Beschaffung von Leistungen zur Instandsetzung und Instandhaltung der zu beschaffenden Systeme und Komponenten,
- Beschaffung von Leistungen zur Inventarisierung, Vorkonfiguration, Abbau von Altgeräten und Entsorgung, Anlieferung und Aufbau, Inbetriebnahme sowie Rücknahme zum Ende der Vertragslaufzeit und
- Beschaffung von Leistungen zur Einweisung sowie Leistungen nach Bedarf.
Zunächst wurden im Rahmen der Vorstudie und des Beschaffungsvorlaufs Festlegungen zum Rahmen des Projektes getroffen, das technische Zieldesign entworfen sowie Kostenschätzung und Zeitplanung erstellt.
Leistungsmodul1: Vorstudie / Beschaffungsvorlauf
- Definition der Zielanforderungen
- Betrachtung der bestehenden Rahmenbedingungen
- Lösungsansatz/Grobdesign der technischen Zielkonfiguration
- Definition der notwendigen technischen Bewertungskriterien
- Festlegung von Vergabeverfahren und Vergabeart
- Grobdesign des Bewertungssystems für das Vergabeverfahren
- Erste Festlegung von Eignungs- und Bewertungskriterien
- Ermittlung von Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
- Erstellung einer Projektzeitplanung
- Erarbeitung von Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung
- Bedarfsermittlung und Beschreibung der Beschaffungsanforderungen
- Erstellung einer Kostenschätzung
- Konsolidierung der Ergebnisse / Dokumentation der Vorplanung
Leistungsmodul2: Konzeption und Leistungsbeschreibung
- Beschreibung der Ausgangssituation
- Beschreibung des Zieldesigns
- Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
- Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
- Definition von technischen Abnahmekriterien
Innerhalb der Beschaffungsprozesse wurden in enger Abstimmung mit der Vergabestelle des Landkreises die Vergabezeitpläne festgelegt, Schnittstellen zu den Verantwortlichkeiten definiert und das Vergabeverfahren dokumentiert.
Leistungsmodul 3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe
- Erstellung einer Vertragsvereinbarung
- Erstellung eines Mietvertrages auf Basis BVB
- Erstellung der Preisblätter
- Definition und Beschreibung der Leistungspositionen
- Konsolidierung und Beschreibung der technischen Mindestanforderungen
- Konsolidierung und Freigabe der Vergabeunterlagen
- Umsetzung des Vergabeverfahrens
- Erstellung des Bekanntmachungsformulars
- Beantwortung der Bieteranfragen
- Fristüberwachung
- Durchführung der Angebotsbewertung
- Durchführung der Formalen Prüfung
- Durchführung der Eignungsprüfung
- Durchführung der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
- Erstellung eines Preisspiegels
- Technische Prüfung der Angebote auf Erfüllung der Mindestanforderungen
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß Zuschlagskriterien
- Präsentation der Prüfungsergebnisse im Projektteam
- Erstellung einer Zuschlagsempfehlung
- Dokumentation der Vergabe
Nach Abschluss des Vergabeverfahrens wurden gemäß Zeitplan die Leistungen beim Auftragnehmer
Abschlussbetrachtung
Das Projekt wurde mit Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen.
