Nachdem in einem vorangegangenen Projekt die bestehenden IT-Strukturen aufgenommen, analysiert und bewertet wurden und auf dieser Basis eine IT-Strategie für die nächsten fünf Jahre erarbeitet und verabschiedet wurde, sollten in einem weiteren Projekt notwendige Maßnahmen priorisiert und in einzelnen, noch zu definierenden, Teilprojekten zur Planung der Umsetzung der IT-Strategie zusammengefasst werden.
Projektbeschreibung
Neben der Erarbeitung einer IT-Strategie in einem vorangegangenen Projekt hatte BAREMOS IT eine erhebliche Anzahl von Maßnahmen identifiziert und dokumentiert, die zur Umsetzung der IT-Strategie notwendig waren und beitragen sollten. Am Anfang des nun beauftragten Projektes stand die Aufgabe, diese Maßnahmen entsprechend ihrer Dringlichkeit und der gegebenen gegenseitigen Abhängigkeiten zu priorisieren und in Teilprojekten zu gruppieren. Die Teilprojekte sollten der Vorplanung konkreter Schritte zur Umsetzung der IT-Strategie dienen.
Zunächst wurden zusammen mit dem Auftraggeber die Maßnahmen bewertet und eine Teilprojektstruktur entworfen, der die Maßnahmen zugeordnet werden konnten. Nachdem für jedes der Teilprojekte Zieldefinitionen, Aufgabenpakete und Zeitplan festgelegt wurden, wurde die personelle Besetzung der Teilprojekte vorgenommen. Hierzu wurden die Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter des Auftraggebers und ihre Auslastung als Kriterien herangezogen. Des Weiteren wurde für das Gesamtprojekt einschließlich der Umsetzung der konkreten Schritte ein Projektablaufplan entworfen und eine Kostenschätzung erstellt, um die Einordnung in die Haushaltsplanung des Landkreises zu ermöglichen.
Noch in der Vorbereitungsphase zu den einzelnen Teilprojekten wurden von BAREMOS IT standardisierte Vorlagen für die Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Projekten allgemein und speziell der gebildeten Teilprojekte erarbeitet, abgestimmt und zur Verfügung gestellt.
Jedes Teilprojekt wurde mit einem Kickoff gestartet, das durch BAREMOS IT vorbereitet und organisiert wurde, und bei dem dem jeweiligen Teilprojektleiter die vorbereiteten Teilprojektdokumente übergeben und die Zielstellungen des jeweiligen Teilprojektes ausführlich dargestellt wurden. Hierbei wurde insbesondere auf technische und zeitliche Abhängigkeiten zu anderen Teilprojekten eingegangen.
BAREMOS IT begleitete die Teilprojekte als Projektsteuerer des Gesamtprojektes und unterstützte die fachliche Arbeit in den Teilprojekten durch fachliche Beratung zu Technologien und Produkten sowie zu geltenden Standards, Vorschriften und Best Practices.
Mit dem Erreichen des vorgesehenen Projektbudgets wurden von BAREMOS IT die Erfüllungsgrade in den einzelnen Teilprojekten bewertet und dokumentiert. Für jedes Teilprojekt wurden die erforderlichen Maßnahmen und Termine zur Erreichung der definierten Teilprojektziele benannt und im Projektabschlussbericht dargestellt. Die Kostenschätzung und die Ablaufplanung für das Gesamtprojekt wurden entsprechend den erreichten Ergebnissen der Planung überarbeitet und an die Vorgaben der Haushaltsplanung angepasst.
Abschlussbetrachtung
Aufgrund der Strukturierung des Gesamtvorhabens in überschaubare und abgrenzbare Teilprojekte mit definierten Zielvorgaben ist es gelungen, die Planungstiefe erheblich voranzubringen. In den meisten Teilprojekten konnten die wesentlichen Zielstellungen erreicht werden, so dass die weitere Projektarbeit vorangetrieben werden kann. Die Bereitstellung standardisierter Vorlagen zur Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der Teilprojekte führten zur Nachvollziehbarkeit der getroffenen fachlichen Entscheidungen und ermöglichten eine effektive Überwachung und Begleitung.
Die Weiterführung des Gesamtprojektes wird wesentlich von den Haushaltsvorgaben bestimmt, kann jedoch aufgrund der bisher erreichten Ergebnisse bei der Planung jederzeit entsprechend den zur Verfügung stehenden Mitteln gesteuert werden.
