IT-Ausstattung der Grace-Hopper-Gesamtschule in Teltow

Der Landkreis Potsdam-Mittelmark gehört zu den flächenmäßig größten, aber an Jahren recht jungen Landkreisen in Deutschland. Zentral im Südwesten Brandenburgs vor den Toren der Landeshauptstadt Potsdam und Berlin gelegen, bietet der Landkreis sehr gute Lebens- und Arbeitsbedingungen.
Die Ausstattung des Neubaus der Grace-Hopper-Gesamtschule in Teltow wurde vom Schulmanagement aufgrund des geplanten Charakters dieser Schule als Projekt aufgesetzt. Bereits im Bestandsbau war diese Schule innerhalb des Landkreises führend in der Nutzung von digitalen Lehrmitteln.
Mit dem Neubau sollte eine durchgehend digitale Unterrichtsführung ermöglicht werden, wozu u.a. die Vollausstattung der Schüler mit modernen Tablets sowie die Ausstattung der Unterrichtsräume mit leistungsfähiger Präsentations- und Steuertechnik gehörten.
Als Basis war eine zentrale IT-Infrastruktur, bestehend aus einem hochverfügbaren Server-Cluster, mehreren Internet-Anschlüssen mit hoher Verfügbarkeit sowie eine physische Netzwerkstruktur und eine flächendeckende WLAN-Bereitstellung vorgesehen.
Für die digitale Unterrichtsdurchführung einschließlich Klassenarbeiten war eine zentrale Software-Lösung zu beschaffen, die Schülern und Lehrkräften optimale Unterstützung bei der Verarbeitung von Lehrinhalten ermöglicht.
Darüber hinaus sollten sämtliche Schüler, Lehrkräfte und Mitarbeiter der Schulverwaltung auch außerhalb des Schulgeländes Zugriff auf die zentrale Software-Lösung erhalten und mit den angebotenen Lehrmitteln und Unterrichtsmaterialien zu arbeiten.
BAREMOS IT erhielt im Rahmen einer Ausschreibung den Zuschlag für die Gesamtplanungsleistungen der IT-Ausstattung.
Zunächst wurden im Rahmen der Entwurfsplanung Festlegungen zum Rahmen des Projektes getroffen, das technische Zieldesign entworfen sowie Kostenschätzung und Zeitplanung erstellt.



Modul1: Entwurfsplanung

• Abstimmung der Projektorganisation und Projektstruktur
• Aufnahme von Ausgangssituation und Projektmotivation
• Identifikation von Schlüsselpersonen innerhalb der Organisation des Auftraggebers
• Abstimmung zum Projektvorgehen innerhalb des Leistungsmoduls
• Aufnahme der technischen Ausgangssituation
• Definition der technischen Zielanforderungen
• Betrachtung der bestehenden Rahmenbedingungen, u.a. von Schnittstellen zu anderen Leistungserbringern und Auftragnehmern
• Lösungsansatz/Grobdesign der technischen Zielkonfiguration
• Definition der notwendigen technischen Bewertungskriterien
• Bildung von Vergabeeinheiten zur Beschaffung bzw. Bereitstellung der benötigten Komponenten, Systeme und Leistungen
• Festlegung Vergabeverfahren / Vergabeart je Vergabeeinheit
• Grobdesign des Bewertungssystems für die Vergabeverfahren
• Erste Festlegungen zu Eignungs- und Bewertungskriterien
• Erstellung einer Vergabezeitplanung auf Basis von Fristen und Laufzeiten innerhalb der Vergabeverfahren
• Erstellung einer Projektzeitplanung
• Definition von Strukturvorgaben für Leistungsbeschreibungen
• Bedarfsermittlung und Dokumentation der Beschaffungsanforderungen
• Erstellung einer Kostenschätzung (grob)
• Konsolidierung der Ergebnisse / Dokumentation

Im Rahmen der Entwurfsplanung wurde entschieden, aufgrund der Komplexität und Vielzahl der Themen mehrere Vergabeeinheiten zu bilden, innerhalb derer Leistungen so strukturiert werden sollten, dass jeweils spezialisierte Auftragnehmer ausgeschrieben werden konnten.
In ausgewählten Themen wurden dazu Rahmenverträge ausgeschrieben, um Bedarfe des Schulträgers über die Grace Hopper Gesamtschule hinaus bedienen zu können.
Alle weiteren dargestellten Leistungen wurden für folgende Vergabeeinheiten erbracht:

• VE1 Infrastrukturprojekt
• VE2 Rahmenvertrag Apple und Zubehör
• VE3 Schullösung
• VE4 Systemtelefone
• VE5 Kassensysteme
• VE10_2 Rahmenvertrag Netzwerk (Begleitung und Unterstützung)
• VE10_3 VoIP-Telefonanlage
• VE10_5 Server-Betriebssysteme
• VE10_10 Drucker-Systeme
• VE10_11 Rahmenvertrag Interaktive Displays (Begleitung und Unterstützung)
• VE10_12 Verkabelung Gerätehaus
• VE10_13 Steckdosenleisten und Verlängerungskabel

Im Rahmen der Ausführungsplanung waren die Leistungsbeschreibungen für die einzelnen Vergabeeinheiten zu erstellen. Eine besondere Herausforderung bestand hierbei darin, die Leistungen der Auftragnehmer in den Vergabeeinheiten so zu definieren, dass die jeweiligen Leistungen konsistent miteinander zum gewünschten Gesamtziel geführt werden konnten. Hierfür wurden die Schnittstellen, u.a. auch zu Auftragnehmern aus dem Baubereich, festgeschrieben und die Abstimmungsprozesse definiert.

Modul2: Ausführungsplanung

• Erstellung von Leistungsbeschreibungen je Vergabeeinheit
  • Beschreibung der bestehenden Ausgangssituation
  • Beschreibung der technischen Zielkonfigurationen
  • Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
  • Beschreibung von Schnittstellen zu Dritten
  • Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
  • Definition von technischen Abnahmekriterien
• Sicherstellung der Konsistenz der Leistungen der Auftragnehmer im Gesamtkontext
• Unterstützung des Auftraggebers bei der Planung von Beistell- und Koordinierungsleistungen, u.a. durch Begleitung von Baubesprechungen

Innerhalb der Beschaffungsprozesse wurden in enger Abstimmung mit der Vergabestelle des Landkreises die Vergabezeitpläne festgelegt, Schnittstellen zu den Verantwortlichkeiten definiert und die Vergabeverfahren zu den einzelnen Vergabeeinheiten durchgeführt und dokumentiert.

Leistungsmodul 3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe

• Erstellung von Bewertungssystemen zur Eignung und Leistung
  • Konsolidierung von Ausschluss- und Bewertungskriterien
  • Gewichtung der Bewertungskriterien
  • Darstellung des Bewertungssysteme in den Vergabeunterlagen
  • Beschreibung der Bewertungskriterien einschließlich Zielerfüllungsgraden
  • Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
• Erstellung der Preisblätter
  • Definition und Beschreibung der Leistungspositionen
  • Definition und Beschreibung der technischen Mindestanforderungen
  • Definition und Beschreibung von Bedarfspositionen und Optionen
• Erstellung der Vergabeunterlagen je Vergabeeinheit
  • Erstellung von Vertragsvorlagen
  • Integration der Leistungsbeschreibungen
  • Konsolidierung der Preisblätter mit Verträgen und Leistungsbeschreibungen
  • Finalisierung der Vergabeunterlagen nach Prüfläufen des Auftraggebers
• Umsetzung der Vergabeverfahren
  • Zuarbeiten zu den Bekanntmachungen
  • Beantwortung von Bieteranfragen
  • Fristüberwachung
  • Durchführung von Aufklärungen
• Durchführung von Angebotsbewertungen
  • Durchführung der Formalen Prüfungen
  • Durchführung der Eignungsprüfungen
  • Durchführung der Prüfungen auf Angemessenheit der Preise
  • Erstellung von Preisspiegeln
  • technische Prüfung der Bieterangebote
  • Durchführung der technischen Leistungsbewertung gemäß Bewertungssystem
• Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes (je Vergabeeinheit)
  • Ermittlung der Gesamtleistungspunkte je Angebot
  • Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes gemäß Bewertungssystem
  • Abstimmung der Zuschlagsempfehlung mit dem Auftraggeber
• Erstellung einer Vergabedokumentation je Vergabeeinheit

Nach Abschluss der Vergabeverfahren wurden gemäß Zeitplan die Leistungen bei den Auftragnehmern abgerufen und deren Erbringung begleitet, unterstützt und überwacht. Aufgrund zahlreicher und wiederkehrender Verzögerungen im Baubereich mussten hier immer wieder Änderungen an den Zeitplänen, Anpassungen an den Leistungsabrufen und Abstimmungen der Leistungen erfolgen.

Leistungsmodul 4: Überwachung der Vertragserfüllung

• Vorbereitung und Durchführung von Projekt-Kickoffs mit den Auftragnehmern
• Strukturierung der Projektorganisationen bzgl. Kommunikation, Berichtswesen, Statusmeetings und Schnittstellen-Behandlung
• Koordination der Leistungen der Auftragnehmer im Gesamtprojekt
• Schnittstellen-Management zum Bereich Bau und Bau-Überwachung
• Anpassungen der Projektplanung aufgrund fehlender Vorleistungen
• Durchführung von Änderungsverfahren für Leistungsänderungen und Nachträge
• Prüfung von eingereichten Konzepten
• Prüfung der Leistungserfüllung und der Qualität der Leistungen
• Durchführung von Testläufen zur Freigabe der Projektphasen
• Aufmaßprüfungen und Rechnungsprüfungen inkl. Zahlungsfreigabeprotokollen
• Vorbereitung und Durchführung der Abnahmen mit den Auftragnehmern
• Vorbereitung und Durchführung des internen Projekt Abschlusses
• Dokumentation und Überwachung der Restleistungen und Mängelbehebung

Abschlussbetrachtung
Trotz der erheblichen Verzögerungen im Baubereich konnte die IT-Ausstattung in hoher Qualität und bei deutlicher Unterschreitung des geplanten Budgets innerhalb des letztlich geltenden Zeitplanes bereitgestellt werden.
Schüler, Lehrkräfte und Mitarbeiter der Schulverwaltung können seit der Eröffnung der Grace-Hopper-Gesamtschule in Teltow digitale Wege der Wissensaneignung und -vermittlung beschreiten. Die Unterstützung durch moderne und leistungsfähige IT-Systeme, die aufeinander abgestimmt geplant und betrieben werden, eröffnet hierbei neue Möglichkeiten zum Erschließen unserer Welt.