Die Kostenplanung stützt sich auf die während der Definition der Anforderungen gewonnenen Erkenntnisse und ermöglicht die Budgetierung eines Projektes.
Jedes IT-Projekt ist mit Kosten verbunden, deren Umfang im Vorfeld eruiert werden muss, um die Einstellung der Kosten in die Unternehmensplanung oder die Budgetierung im Haushalt zu ermöglichen.
Die Ermittlung des Kostenrahmens kann sich, je nach geplantem Beschaffungsverfahren, jedoch als komplex herausstellen. Insbesondere bei hochwertigen und individuell anzupassenden Produkt- und Dienstleistungsbeschaffungen, die umfangreiche Konzeptionierungen der möglichen Auftragnehmer erfordern, ist die unverbindliche Abforderung von Angeboten unbillig. Ein bewährter Weg ist daher, die Unterstützung eines erfahrenen Planers zu nutzen, um mittels Marktanalysen und der Erarbeitung eines fachlich substanziellen Grobkonzeptes die Kosten in Frage kommender Produkte und den Umfang der zu erbringenden Leistungen zu bemessen und in eine strukturierte Form zu bringen. Zusätzlich müssen auch interne Aufwände des Auftraggebers kalkuliert und in Geldwert ausgedrückt werden.
Aus der so gewonnenen Kostenübersicht können sich nun gegebenenfalls auch Rückschlüsse auf den zeitlichen Rahmen des Projektes ergeben. Sollten die zu erwartenden Kosten das zur Verfügung stehende Budget überschreiten, kann erforderlichenfalls das Projekt in einzelne Teilprojekte gesplittet werden, die dann zeitlich so zu planen sind, dass die Kosten über mehrere Bilanzzeiträume verteilt werden können.
In die Kostenplanung fließen jedoch nicht nur die bereits genannten Positionen ein. So sind in vielen Fällen Erweiterungen oder Aufrüstungen der Betriebsumgebung nötig, um die während des Projektes zu implementierende Lösung unter definierten gesicherten Bedingungen betreiben zu können. Auch diese Vorlaufkosten müssen kalkuliert und berücksichtigt werden. Letztlich fallen üblicherweise dann nach Projektabschluss noch Kosten für die Wartung und Pflege der Lösung über die geplante Laufzeit an. Auch diese Kosten sind zu bemessen, zu planen und zu budgetieren.
Die Kostenplanung ist somit die Grundlage für die Abwägung des Mehrwertes, der durch das Projekt generiert wird, gegenüber den Kosten, die es verursacht, und ist damit entscheidend für die Frage der wirtschaftlichen Realisierbarkeit. Außerdem ist sie während der Beschaffungsphase eines der Mittel zur Bewertung eingegangener Angebote.
