Nach einer in einem Vorprojekt erfolgten Strukturierung der zu planenden Beschaffungen ging es in diesem Projekt darum, die zentrale Komponenten und Funktionen in den Außenstellen der EMIS durch Neubeschaffung zu vereinheitlichen und damit gesicherte Betriebsbedingungen zu schaffen.
Allgemeine Projektbeschreibung
Die EMIS Electrics GmbH ist ein Dienstleistungsunternehmen in den Bereichen Kraftwerke, Tagebaue und Netze, Industrie und Verkehrstechnik. Ein Team von derzeit 410 Mitarbeitern an 7 Standorten in Deutschland entwickelt innovative Servicelösungen für die Marktsegmente Kraftwerke, Tagebau und Netze sowie Industrie und Verkehr. Die Abteilung IT untersteht der kaufmännischen Direktion und nimmt als Infrastrukturbetreuer die Betreuung der zentralen und dezentralen IT-Infrastrukturkomponenten sowie der über 400 Mitarbeiter wahr und ist für die Betriebsbereitschaft der IT Gesamtfunktionalität der 350 PC-Arbeitsplätze verantwortlich.
Folgende Zielanforderungen sollten mit diesem Teilprojekt umgesetzt werden:
- Austausch der dezentralen Server-, Netzwerk- und USV-Komponenten
- Migration der dezentralen Virtualisierungshosts auf VMware vSphere 5
- Einführung einer Web-Security Lösung
- Einbindung der dezentralen IT-Strukturen in das zentrale Management- und Backupsystem
- Aufbau eines dezentralen Backups für virtuelle Maschinen
BAREMOS IT wurde beauftragt, alle nötigen Leistungen zur Konzeptionierung, zur Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung und letztlich zur Projektbegleitung während der Umsetzungsphase zu erbringen.
Leistungen BAREMOS IT
Durchführung einer Vorstudie
- Aufnahme und Bewertung der Ausgangssituation (teilweise Übernahme aus dem Vorprojekt)
- Definition der technischen Zielanforderungen
- Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen
- Lösungsansatz/Grobdesign der technischen Zielkonfiguration
- Entwicklung möglicher „sanfter“ Migrationsszenarien
- Zusammenstellung der benötigten externen Dienstleistungen
- Definition der benötigten externen Wartungs- und Supportleistungen
- Marktanalyse und Definition der Mindestanforderungen (KO-Kriterien)
- Qualifikation der Beschaffungsanforderungen
- Katalogisierung und Mengenermittlung
- Kostenabschätzung
- Festlegung des Vergabeverfahrens und der Vergabeart
- Betrachtung der möglichen Bieter / Hersteller / Systemhäuser (Marktüberblick)
- Festlegung von Eignungs- und Bewertungskriterien
- Bemessung von Fristen und Laufzeiten innerhalb der Vergabeverfahrens
- Erstellung der Projektzeitplanung
Erstellung der Vergabeunterlagen
- Beschreibung der technischen Ausgangssituation
- Beschreibung des technischen Zieldesigns
- Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
- Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
- Definition und Beschreibung der Liefer- und Leistungspositionen
- Darstellung des Bewertungssystems für die Verdingungsunterlagen
- Beschreibung der Bewertungskriterien
- Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
- Dokumentenerstellung der Verdingungsunterlagen
- Erstellung der Leistungsbeschreibung
- Erstellung der Formblätter für Bieterangaben zum Bewertungssystem
Durchführung des Vergabeverfahrens in Form einer freihändigen Vergabe
- Erstellung des Bekanntmachungsformulars
- Versand der Ausschreibungsunterlagen
- Beantwortung der Bieteranfragen
- Erarbeitung von Korrekturen und Nachträgen der Verdingungsunterlagen
- Fristüberwachung
- Submission / Angebotsöffnung
- Durchführung der Formalen Prüfung, der Eignungsprüfung und der Prüfung auf Angemessenheit der Preise
- Erstellung eines Preisspiegels
- Technische Prüfung der Bieterangebote
- Durchführung der technischen Leistungsbewertung lt. Bewertungssystem
- elektronische Prüfung zur Leistungsbewertung
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
- Erstellung der Vertragsentwürfe
- Vorbereitung und Begleitung der Vertragsunterzeichnung
- Dokumentation der Vergabe und Protokollierung in der Vergabeakte
Projektbegleitung und -überwachung während der Umsetzung
- Überwachung der Leistungen auf Einhaltung der Vorgaben aus der Planung und den Leistungsbeschreibungen
- Sicherstellung der Einhaltung aller formalen Anforderungen
- Dokumentation von Mängeln, Terminverfolgung der Mängelbeseitigung
- Vertragsüberwachung und -controlling hinsichtlich der Erfüllung vertraglicher Pflichten
- Aufstellen eines Zahlungsplanes
- sachliche Rechnungsprüfung und Freigabe
- Terminüberwachung und -steuerung
- Dokumentaion des Projektfortschritts mit regelmäßigen Berichten an die Beteiligten
Abschlussbetrachtung
Die gewählte Vorgehensweise gewährleistete eine strukturierte Beschaffung und Realisierung eines wichtigen Teilprojektes. Aufgrund der präzise ausgearbeiteten Anforderungen an die Lösung gelang die Integration aller Funktionen und Komponenten in die Umgebung ohne Beeinträchtigung des Betriebes. Alle Phasen des Projektes wurden termin- und kostengerecht abgeschlossen.
