Innerhalb dieses Projektes sollte untersucht werden, inwieweit es technisch und wirtschaftlich sinnvoll ist, das bestehende GroupWare System auf Basis von Novell GroupWise auf Microsoft Exchange zu überführen.
Allgemeine Projektbeschreibung
Der Bezirk Tempelhof-Schöneberg ist der siebte Verwaltungsbezirk von Berlin. Der Bezirk ist 2001 im Rahmen der Verwaltungsreform durch Fusion der bisherigen Bezirke Tempelhof und Schöneberg entstanden. Der Fachbereich Informationstechnik ist der Serviceeinheit Facility Management zugeordnet und nimmt als zentraler Infrastrukturbetreiber die Aufgaben zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der IT-Systeme und die Weiterentwicklung der bezirklichen IT-Systemlandschaft wahr. Gleichzeitig betreut der Fachbereich alle im bezirklichen Datennetz eingesetzten PC-Arbeitsplätze, die gesamte Serverlandschaft, das Datennetzwerk sowie die Fachverfahren und die Standardsoftware. Derzeit werden IT-Strukturen für ca. 2500 Mitarbeiter und 2000 Arbeitsplatzcomputer (APC) durch den Fachbereich betreut.
Im Zuge der teilweisen Migration von zentralen Server- und Netzwerkdiensten von Novell OES auf Microsoft Windows sollte innerhalb dieses Projektes untersucht werden, inwieweit es technisch und wirtschaftlich sinnvoll ist, das bestehende GroupWare System auf Basis von Novell GroupWise auf Microsoft Exchange zu überführen. Für die Durchführung dieser Begutachtung war es für das Bezirksamt notwendig und sinnvoll. externe Beratungs- und Planungsleistungen zu beauftragen. Diese Leistungen bildeten die Grundlage für eine qualifizierte Entscheidungsfindung und die dann nachfolgende gesicherte, effektive und termingerechte Überführung des GroupWare Systems auf Microsoft Exchange.
Leistungen BAREMOS IT
Im Rahmen der Vorstudie wurden folgende Leistungen erbracht:
- Aufnahme und Bewertung der Ausgangssituation und der Rahmenbedingungen
- Aufnahme der Zielanforderungen
- Entwurf alternativer Lösungsvarianten
In der hierauf folgenden Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wurde genauer untersucht, ob ein grundsätzlicher Produktwechsel sinnvoll und machbar ist. Hierbei wurden folgende Schritte durchlaufen:
- Definition von Kriterien und Kriterienkatalogen
- Entwicklung eines Bewertungsmaßstabes für die Kriterien
- Produktvergleich mittels der Bewertungsmatrix zwischen den vorgegebenen Produkten Novell GroupWise 2012 und Microsoft Exchange 2013
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf Basis Wibe 4.1 Fachkonzept Migration
- Dokumentation und Präsentation der Ergebnisse
Nach dem diese Phase ergab, dass in der gegebenen Situation eine Migration auf Microsoft Exchange tatsächlich die wirtschaftlichere Variante darstellt, wurden weitere Leistungen erbracht, um es dem Bezirksamt zu ermöglichen, die Beschaffung zu planen und zu budgetieren:
- Grobdesign des Warenkorbes für Hardware und Software
- Abschätzung des Beschaffungsvolumens, der Projektlaufzeit und der benötigten Projektressourcen
- Dokumentation und Übergabe der erarbeiteten Ergebnisse
Abschlussbetrachtung
Das vom Bezirksamt gewünschte Ergebnis, eine qualifizierte Entscheidungsfindung zu ermöglichen, wurde erreicht. Basierend auf den dokumentierten Ergebnissen aus der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung konnte die Bedarfsplanung angepasst und die Umsetzung geplant und in den Haushalt eingestellt werden. In einem Folgeprojekt wurde die Beschaffung mittels öffentlicher Ausschreibung von BAREMOS IT unterstützt. Eine Referenz dazu finden Sie
hier.
