Die Mobil ISC GmbH ist ein Dienstleister, der Beratungs-, Rechenzentrums- und Betriebsleistungen für Krankenkassen anbietet. Zur weiteren Unterstützung des IT-Betriebes und zur Standardisierung der IT-Systemumgebung wurde ein Rahmenvertrag vorgesehen, über den bedarfsgerechte und zeitnahe Abrufe von Notebooks und Zubehör möglich sein sollen.
Die Mobil ISC GmbH stellt den Rechenzentrumsbetrieb und zusätzliche IT-Services sowohl für gesetzliche Krankenkassen und deren Tochterunternehmen als auch für Arbeitsgemeinschaften innerhalb der gesetzlichen Krankenversicherung bereit.
Darüber hinaus unterstützt und berät die Mobil ISC GmbH Kunden bei deren IT-Projekten, stellt Betriebsleistungen in der Projektphase zur Verfügung und entwickelt intelligente Softwareprodukte. Darüber hinaus fungiert die Mobil ISC GmbH als zentrale Clearing- bzw. Datenannahmestelle.
Zur weiteren Unterstützung des IT-Betriebes und zur Standardisierung der IT-Systemumgebung wurde ein Rahmenvertrages für Clientsysteme vorgesehen, mittels dessen Notebooks- und Zubehör-Komponenten bedarfsgerecht und zu vertraglich vereinbarten Konditionen über einen Vertragspartner beschafft werden können. Die Ausschreibung des Rahmenvertrages musste mittels eines EU-weiten Vergabeverfahrens nach der VgV erfolgen.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, mit dem Auftraggeber die Planung und Ausschreibung dieses Rahmenvertrags zu realisieren. Hierfür waren eine strukturierte Erhebung der technischen organisatorischen Beschaffungsanforderungen sowie die Durchführung eines EU-weiten Vergabeverfahrens nach der VgV mit der Verfahrensart „Offenes Verfahren“ erforderlich.
BAREMOS IT setzte im Rahmen dieses Vorhabens die folgenden Leistungen um:
Modul 1: Vorstudie / Beschaffungsvorlauf (Entwurfsplanung)
- Projekt Kickoff
- Festlegungen zu Projektorganisation und Projektstruktur
- Beschreibung von Ausgangssituation und Projektmotivation
- Identifikation von Schlüsselpersonen innerhalb der IT-Organisation
- Abstimmung zum Projektvorgehen innerhalb des Leistungsmoduls
- Technische Workshops
- Aufnahme der technischen Ausgangssituation
- Definition der technischen Zielanforderungen
- Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen
- Definition der technischen Mindestanforderungen
- Vergabeorientierter Workshop
- Festlegungen zu Vergabeverfahren / Vergabeart
- Abstimmung zu Angebotsbewertung und Zuschlagskriterien
- erste Festlegung von Eignungskriterien
- Bestimmung von Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
- Erstellung einer Projektzeitplanung
- Festlegung von Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung
- Bedarfsermittlung / Definition der Beschaffungsanforderung
- Erstellung einer ersten Kostenschätzung
- Abstimmung der Verantwortlichkeiten und Prozesse im Vergabeverfahren
- Konsolidierung der Ergebnisse
- Konsolidierung der Ergebnisse / Dokumentation
Modul 2: Konzeption und Leistungsbeschreibung (Ausführungsplanung)
- Beschreibung des technischen Zieldesigns
- Clientkomponenten
- Zubehörkomponenten
- Beschreibung der Leistungen in einem Leistungsverzeichnis
- Anforderungen an die Lieferleistungen
- Anforderungen an die Service- und Supportleistungen
- Erstellung der Preisblätter
- Definition und Beschreibung der Leistungspositionen
- Definition und Beschreibung der technischen Mindestanforderungen
Modul 3: Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe (Beschaffung)
- Erstellung der Bewertungssysteme
- Definition der Eignungskriterien
- Definition der Kriterien zur Wirtschaftlichkeitsprüfung
- Darstellung der Kriterienkataloge für die Vergabeunterlagen
- Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
- Erstellung der Dokumente der Vergabeunterlagen
- Erstellung des Vermerks zur Vorbereitung der Vergabe
- Erstellung der Aufforderung zur Angebotsabgabe
- Erstellung des Angebotsdeckblatts
- Erstellung eines Vertragsentwurfes
- Übernahme des Leistungsverzeichnisses (aus Modul 2)
- Konsolidierung der Preisblätter
- Übergabe zum Prüflauf durch das Projektteam des Auftraggebers
- Finalisierung der Vergabeunterlagen nach dem Prüflauf
- Unterstützung des Vergabeverfahrens (nach VgV)
- Erstellung der Aufforderung zum Wettbewerb (Bekanntmachung)
- Bereitstellung der Vergabeunterlagen auf der Vergabeplattform
- Beantwortung von Bieterfragen
- Begleitung der Angebotsöffnung
- Umsetzung der Wertungsstufe I - Formale Prüfung
- Umsetzung der Wertungsstufe II - Eignungsprüfung
- Umsetzung der Wertungsstufe III - Prüfung Angemessenheit der Preise
- Umsetzung der Wertungsstufe IV - Wirtschaftlichkeitsprüfung
- Ermittlung der Rangfolge zum wirtschaftlichsten Angebot
- Präsentation der Ergebnisse der Angebotsprüfung
- Dokumentation des Verlaufes des Vergabeverfahrens bis zur Zuschlagsempfehlung des Projektteams in der Vergabeakte
- Unterstützung bei der Beauftragung
- Erstellung und Versand der Informationsschreiben an die Bieter gemäß § 134 GWB
- Erstellung der Vertragsunterlagen und Übergabe an den Auftraggeber
- Prüfung des Zuschlagsschreibens des Auftraggebers
- Abschluss des Vergabeverfahrens
- Erstellung und Versand der Auftragsbekanntmachung (Bekanntmachung vergebener Aufträge)
- Erstellung und Versand der Vergabestatistikmeldung
Abschlussbetrachtung
Mit der Planung, Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens steht der Mobil ISC GmbH für die nächsten Jahre ein Rahmenvertrag zur Verfügung, der ihr die Möglichkeit gibt, zu kalkulier- und planbaren Kosten die Notebooks in den Betriebsumgebungen bedarfsgerecht und zeitnah gemäß den jeweiligen Anforderungen zu erneuern und erweitern.
Die vertraglich vereinbarten Projektkonditionen und Nachlässe haben zu einem hervorragenden wirtschaftlichen Ergebnis geführt. Somit wurde das Projekt bei Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen.
