Die Mobil ISC GmbH - ein Dienstleister, der Beratungs-, Rechenzentrums- und Betriebsleistungen für Krankenkassen anbietet - plante für ihre Kunden die bestehenden SAP HANA Umgebungen zu erneuern und zu erweitern. Aufgrund der geplanten Vorgehensweise in mehreren Etappen sollte hierzu ein Rahmenvertrag mit einem Auftragnehmer etabliert werden, über den sowohl Pauschalabrufe von definierten Modulen als auch Einzelabrufe von Hard- und Softwarekomponenten sowie Dienstleistungen möglich sein sollten.
Projektbeschreibung
Die Mobil ISC GmbH ist ein etablierter mittelständischer IT-Dienstleister im Gesundheitswesen und Betreiber hochmoderner SAP-basierter Branchenlösungen in einem SAP-zertifizierten Rechenzentrum, Berater bei anspruchsvollen Projekten, Entwickler intelligenter Softwareprodukte und Gestalter innovativer Services. Zu den Auftraggebern zählen marktführende gesetzliche Krankenkassen, deren Tochterunternehmen und Dienstleister aus dem deutschen Gesundheitswesen.
Aufgrund von Kundenanforderungen ist es erforderlich, in den kommenden Jahren die Serversysteme mehrerer SAP HANA Systemumgebungen abzulösen bzw. zu erneuern. Geplant wurde die Beschaffung von 'Tailored Datacenter Integration' (TDI) -Systemen und -Komponenten für eine Scale-Up- und x86-Architektur. Dabei war es das Ziel des Projektes, leistungsfähige und skalierbare Lösungen zu etablieren, die den hohen Anforderungen bzgl. Betriebssicherheit, Bedienbarkeit, Platzbedarf und Funktionalität in einer heterogenen Umgebung unter Berücksichtigung der Dynamik bei den zu integrierenden Systemen und bei ständig zunehmenden Datenmengen gerecht werden. Diesen Aspekten war auch die angestrebte Form eines Rahmenvertrages geschuldet, der dem Auftraggeber über die Laufzeit ermöglicht, entsprechend dem jeweiligen aktuellen Bedarf kurzfristig weitere Serversysteme zu beschaffen. Zur Sicherstellung eines hochqualitativen Rahmenvertragsmanagements hatte der Auftraggeber darüber hinaus die Stellung eines Servicemanagers als direkten Ansprechpartner beim Auftragnehmer gefordert.
BAREMOS IT erhielt den Auftrag, mit dem Auftraggeber die Planung und Beschaffung für diesen Rahmenvertrag zu realisieren. Hierfür wurde die technische Konzeptionierung und die Durchführung der Beschaffungen mittels eines EU-weiten Vergabeverfahrens nach VgV erforderlich.
BAREMOS IT ging in der bewährten Weise gemäß dem Stufenmodell und den darin definierten Projektphasen vor:
Beschaffungsvorlauf und Bewertung (Entwurfsplanung)
- Aufnahme der aktuellen technischen Ausgangssituation für Storage-Systeme, Compute-Systeme sowie Netzwerkstrukturen und -komponenten
- Definition der technischen Zielanforderungen
- Betrachtung der bestehenden technischen Rahmenbedingungen
- Markterkundung mit verschiedenen Herstellern zu den technologischen Rahmenbedingungen und verfügbaren Produkten
- Lösungsansatz/Grobdesign der technischen Zielkonfiguration
- Definition der notwendigen technischen Bewertungskriterien
- Festlegung von Vergabeverfahren/Vergabeart
- Grobdesign eines Bewertungssystems für das Vergabeverfahren
- erste Festlegung von Eignungs- und Bewertungskriterien
- Bestimmung von Fristen und Laufzeiten innerhalb des Vergabeverfahrens
- Erstellung einer Projektzeitplanung
- Festlegung von Strukturvorgaben für die Leistungsbeschreibung
- Bedarfsermittlung und Beschreibung der Beschaffungsanforderungen
- Erstellung einer ersten Kostenschätzung
- Konsolidierung der Ergebnisse / Dokumentation der Vorplanung
Konzeption und Leistungsbeschreibung (Ausführungsplanung)
- Beschreibung der technischen Ausgangssituation
- Beschreibung des technischen Zieldesigns
- Beschreibung der bestehenden Rahmenbedingungen
- Beschreibung der Dienstleistungsanforderungen
- Erstellung der herstellerneutralen Leistungsbeschreibung
Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe
- Erstellung des Bewertungssystems
- Konsolidierung der Ausschluss- und Bewertungskriterien
- Gewichtung der Bewertungskriterien durch das Bewertungsteam
- Darstellung des Bewertungssystems für die Vergabeunterlagen
- Beschreibung der Bewertungskriterien
- Erstellung der Bieter-Vorlagen zur Beantwortung der Kriterien
- Erstellung der Preisblätter
- Definition und Beschreibung der Leistungspositionen
- Definition und Beschreibung der technischen Mindestanforderungen
- Vergabespezifische Erstellung der Vergabeunterlagen
- Vermerk zur Vorbereitung der Vergabe
- Erstellung der Vergabeunterlagen für den Teilnahmewettbewerb
- Erstellung der Vergabeunterlagen für das Angebotsverfahren
- Erstellung eines Vertragsentwurfes
- Konsolidierung der Preisblätter
- Konsolidierung der Vergabeunterlagen zur Freigabe
- Durchführung eines Teilnahmewettbewerbes
- Erstellung des Bekanntmachungsformulars
- Beantwortung von Bewerberfragen
- Bewertung und Aufklärung der Teilnahmeanträge
- Ermittlung der Rangfolge der Teilnahmeanträge
- Dokumentation in der Vergabeakte und Information an die Bewerber
- Durchführung des Angebotsverfahrens
- Versand der Aufforderung zur Angebotsabgabe an die ermittelten Bieter
- Beantwortung von Bieterfragen
- Umsetzung Wertungsstufe I - Formale Prüfung
- Umsetzung Wertungsstufe II - Prüfung Angemessenheit der Preise
- Umsetzung Wertungsstufe III - Leistungsbewertung
- Angebotsaufklärung / Konsolidierung
- Ermittlung der Rangfolge zum wirtschaftlichsten Angebot
- Dokumentation in der Vergabeakte
- Bietergespräche
- Erstellung Einladung und Agenda für die Bieterverhandlungen
- Erstellung Gesprächsleitfaden und Verhandlungsprotokoll je Bieter
- Moderation der Bieterverhandlungen
- Anpassung der Vergabeunterlagen
- Versand der Aufforderung zur Abgabe eines optimierten Angebotes
- Umsetzung Wertungsstufe II und III / Angebotsaufklärung
- Ermittlung der Rangfolge zum wirtschaftlichsten Angebot gemäß Bewertungsmatrix
- Angebotsbeauftragung
- Zuschlagsempfehlung und Dokumentation in der Vergabeakte
- Erstellung der Vertragsunterlagen
- Erstellung der Schreiben zur Information der nichtberücksichtigten Bieter gemäß GWB
- Dokumentation der Vergabe
- fortlaufende Protokollierung des Vergabeprozesses in der Vergabeakte nach EU Standard
- Erstellung von Prüfprotokollen und Vermerken
Abschlussbetrachtung
Mit der Planung, Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens ist es gelungen, einen Rahmenvertrag zu etablieren, der der Mobil ISC GmbH ermöglicht, in den nächsten Jahren zu kalkulier- und planbaren Kosten für ihre Kunden die SAP HANA Betriebsumgebungen zu erneuern und zu erweitern. Die erzielten Projektkonditionen und Nachlässe, die im Vertrag festgeschrieben wurden, stellen ein hervorragendes wirtschaftliches Ergebnis des aufwändigen Vergabeverfahrens dar. Somit wurde das Projekt bei Erfüllung aller Projektziele innerhalb des geplanten Zeitraums unter Einhaltung der geplanten Kosten in hoher Qualität abgeschlossen.
